Procesar: el segundo paso para organizarse.

Procesar es el pensamiento fundamental que define el significado de cada cosa que he capturado. Resultados y próximas acciones deben provenir de cada elemento sujeto a acción y los elementos que no sea sujetos a acción los tengo que identificar como basura, como algo que puedo hacer en el futuro o como material de referencia. Este proceso de pensamiento define la diferencia entre “cosas” y trabajo:
Procesar: el segundo paso para organizarse

Preguntas necesarias para procesar:

  1. ¿Qué es?
  2. ¿Requiere acción?
  3. ¿Cuál es el resultado deseado? Si requiere de varios pasos, escribirlo en la lista de Proyectos/Resultados
  4. ¿Cuál es la acción siguiente (física, visible)? Escribirla en la lista de próximas acciones.

¿Cómo procesar en forma exitosa?

Destinar suficiente tiempo. Procesar es una de las tres actividades que puedo realizar cuando estoy haciendo las cosas o trabajando. Regularmente procesar las nuevas entradas me lleva entre una hora u hora y media diaria. Es posible estimar el tiempo que me llevará si considero que cada cosa me lleva entre 30 o 45 segundos. Por ejemplo, si tengo 30 correos en un día, necesitaré alrededor de 15 o 20 minutos en vaciar mi bandeja de entrada hasta llegar a cero. Esos treinta minutos no representan, necesariamente, “una sentada”, puedo hacerlo a lo largo del día.

Recopilar: primer paso para organizarse.

Recopilar con la Hipster PDA
Como decía ayer, recopilar (capturar) es el primero de los cinco pasos que guían a la productividad en GTD.

¿Recopilar qué?

Todo. Cualquier “cosa” no finalizada que entra en mi radar es un “frente abierto”. Cualquier “cosa” que ocupe mi mente es algo sobre lo que debo tomar una decisión y tiene que ser anotado (recopilado, capturado) en un repositorio distinto del de mi mente, si no lo hago así esa “cosa” estará gastando mi misma energía y atención.

Cambiar las baterías de mi rotulador de etiquetas, pedirle a mi secretaria otra cajita de clips, ordenar el desorden del cajón de mi escritorio, llamar al mecánico para programar una cita para verificar el auto, elaborar la presentación para el próximo lunes, comprar el alimento de mi mascota. Todas estas cosas son frentes abiertos que, si no capturo, continuarán presentes y dando vueltas en mi mente. Todo esto requiere ser administrado en un sistema confiable hasta que esté hecho.

¿Cómo recopilar de forma exitosa?

GTD. Organizarse: las cinco fases

Los cinco pilares de GTD

Organizarse con GTDGTD es un sistema para organizarse, o una filosofía. A diferencia de otros sistemas no plantea reglas sobre cómo debes hacer tu trabajo. Se concentra en cómo recopilas el trabajo que necesitas realizar, cómo lo organizas, y ti elección de lo que necesita ser atendido. Desde las primeras páginas del libro David Allen establece las cinco fases, pilares o pasos, para organizarse y mantenerse así:

  1. Recopilar (Capturar) TODO. Tareas, ideas, tareas recurrentes, todo. Capturarlas en un cuaderno, en una aplicación, un organizador, lo que sea que prefiera para mantenerme organizado. Una de las ventajas de GTD es que es un agnóstico en cuanto a que herramienta prefiera utilizar, pero lo que sea que utilice ha de tener espacio en mi flujo normal de trabajo. El obstáculo a superar, al momento de capturar, debe ser tan pequeño que nunca diga “loa anoto después”.
  2. Procesar las cosas que tengo que hacer. No sólo debo escribir “Actualizar sitio web”, debo pulverizar esta tarea hasta tener acciones físicas reales de tal forma que no haya una barrera para hacer las cosas. Sí hay que hacer algo, y tengo tiempo para hacerlo de inmediat, lo hago. Si hay algo que hacer, y no soy la persona adecuada para hacerlo, lo delego. Pero, quien mejor que David Allen para explicar cómo procesar nuestras tareas, aquí esta un vídeo sobre el particular:

Organizarse con eficacia: productividad.

El problema no es organizarse, sino hacer las cosas; pero cómo hacer las cosas si estas no están organizadas o tan siquiera definido el resultado que de ellas se va a obtener.

Las próximas semanas (¡espero!) estaré escribiendo sobre “Organízate con eficacia. Máxima Productividad personal sin estrés“, un libro de David Allen del cual seguramente has escuchado algo.

Con ese libro aprendí que organizarse para hacer las cosas -en la situación, con el tiempo, la energía y la prioridad adecuada- es necesario tener un inventario claro de todas las acciones que deben realizarse para conseguir un objetivo; porque lo que se hace son las acciones, no las cosas.

Aunque el problema radica en las “cosas”.

“Organízate con eficacia”, o GTD por su nombre en ingés: Getting Things Done, ha tenido éxito porque ataca esa barrera que nos impide llevar a término todas esas tareas que debemos enfrentar en cualquier día. Las “cosas”.  Amorfas, indefinidas, atemporales, omnipresentes. David Allen apunta en su libro:

Defino “cosas” del siguiente modo: todo aquello a lo cual ha permitido entrar en su mundo psicológico o físico y cuyo lugar idóneo no es en el que está, aunque aún no haya decidido el resultado que desea para ello ni la próxima acción en relación a ello. (p. 41).

El Doctor que conocí

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